Stadgar för Forshaga Fotoklubb

Antagna: vid föreningens bildande årsmöte den 26 januari 2025
Senast reviderade: av årsmötet den 11 februari 2026

Allmänna bestämmelser

1 § Ändamål
Föreningens fullständiga namn: Forshaga Fotoklubb. Föreningen har som ändamål att sprida intresse för och kunskap om fotografering och angränsande ämnen, såsom redigering, samt med särskild målsättning att låta medlemmarna utbyta erfarenheter, kunskap och stödja varandra inom fotograferingens och bildens konst. Föreningen vänder sig till människor i alla åldrar, oavsett bakgrund, och skall aktivt motverka all form av diskriminering.

2 § Säte samt organisationsnummer
Föreningen har sin hemort i Forshaga kommun. Organisationsnummer: 802551-3253.

3 § Sammansättning
Föreningen består av de fysiska personer som upptagits som medlemmar.

4 § Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.

5 § Firmateckning
Föreningens firma tecknas av styrelsen gemensamt eller, om styrelsen så beslutar, av två styrelseledamöter gemensamt. Styrelsen kan även utse en eller flera särskilt utsedda myndiga personer. Den som genom delegation fått fullmakt att företräda föreningen ska återrapportera till styrelsen.

6 § Verksamhets- och räkenskapsår
Föreningens verksamhets- och räkenskapsår är kalenderår.

7 § Stadgetolkning
Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen.

8 § Stadgeändring
För ändring av dessa stadgar krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster. Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen.

9 § Upplösning av föreningen
För upplösning av föreningen krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster. I beslut om upplösning av föreningen skall föreningens tillgångar skänkas till annan fotoklubb eller förening med liknande ändamål som styrelsen väljer. Handlingar skall arkiveras i Stadsarkivet.

Föreningens medlemmar

10 § Medlemskap
Föreningen är öppen för alla fysiska personer. Medlem skall följa föreningens stadgar och föreskrifter. När medlemsavgiften är erlagd är personen medlem och förs in i medlemsförteckningen. Styrelsen har rätt att utse person till hedersmedlem. Beslut om medlemskap fattas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till. Medlemskapet gäller tills vidare.

11 § Utträde
Medlem som vill utträda ur föreningen skall skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. Medlem som inte har betalat medlemsavgift senast den 31 maj får anses ha begärt sitt utträde ur föreningen.

12 § Uteslutning
Medlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att denne har försummat att betala av föreningen beslutade avgifter, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, eller uppenbarligen skadat föreningens intressen. Beslut om uteslutning eller varning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig. Beslutet skall motiveras och skriftligen meddelas inom tre dagar.

13 § Medlems rättigheter och skyldigheter
Medlem har rätt att delta i sammankomster, få information om föreningens angelägenheter och skall följa stadgar och beslut. Medlem skall betala medlemsavgift samt eventuella övriga avgifter som beslutats av föreningen. Medlem har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning. Medlem godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i enlighet med GDPR.

14 § Medlemskap för minderåriga
Personer under 18 år kan beviljas medlemskap om vårdnadshavare lämnar skriftligt godkän￾nande. Vårdnadshavaren ansvarar för att den minderårige följer stadgarna.

15 § Kompismedlemskap
Kan beviljas personer som är medlemmar i andra fotoklubbar med vilka föreningen har en ömsesidig överenskommelse om alternativa medlemskapsformer. Betalar halv årsavgift. Har rätt att delta i utomhusaktiviteter och utflykter. Har inte rösträtt.

Årsmöte och extra Årsmöte

16 § Tidpunkt, kallelse
Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av februari. Kallelse och föredragningslista skall skickas senast tre veckor före mötet. Handlingar (verksamhetsberättelse, förvaltningsberättelse, revisionsberättelse, verksamhetsplan, budget, propositioner och motioner) skall finnas tillgängliga senast en vecka före mötet. Möten kan hållas fysiskt eller digitalt.

17 § Motioner
Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmötet. Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Styrelsen skall avge skriftligt yttrande.

18 § Rösträtt
Medlem som har betalt medlemsavgiften senast 7 dagar innan mötet och under mötesåret fyller lägst 15 år har rösträtt. Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud.

19 § Beslutsförhet
Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande.

20 § Beslut och omröstning
Beslut fattas med acklamation eller votering. Val avgörs genom relativ majoritet. För andra frågor krävs absolut majoritet. Vid lika röstetal gäller ordförandens utslagsröst, om denne är röstberättigad, annars avgör lotten.

21 § Valbarhet
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem. Anställd i föreningen får inte väljas till styrelse, valberedning eller revisor.

22 § Ärenden vid årsmötet

Vid årsmötet skall följande behandlas och protokollföras:

1. Fastställande av röstlängd för mötet (vem som har rösträtt).
2. Val av ordförande och sekreterare för mötet.
3. Val av protokolljusterare och rösträknare.
4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
5. Fastställande av dagordning.
6. a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret.
   b) Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret.
7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.
9. Fastställande av medlemsavgifter.
10. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret.
11. Behandling av styrelsens förslag (propositioner) och i rätt tid inkomna förslag från medlemmarna (motioner).
12. Val av
    a) föreningens ordförande för en tid av 1 år.
    b) halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av 2 år.
    c) 1-3 suppleanter i styrelsen med för dem fastställd turordning för en tid av 1 år.
    d) 1-2 revisorer jämte 1-2 suppleanter för en tid av 1 år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta.
    e) 1-3 ledamöter i valberedningen för en tid av 1 år, av vilka en skall utses till sammankallande.
13. Eventuellt övriga frågor som anmälts under punkt 5.
    Beslut i fråga av större ekonomisk eller annan avgörande betydelse för föreningen eller medlemmarna får inte fattas om den inte varit med i kallelsen till mötet.
    
    Inget utöver det som finns i kallelsen får tas upp och beslutas på årsmötet.

23 § Extra årsmöte
Styrelsen kan kalla till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte om en revisor eller minst 10 % av medlemmarna begär det. Kallelse skall skickas senast 7 dagar före mötet. Vid extra årsmöte får endast de frågor som föranlett mötet behandlas.

24 § Valberedning – sammansättning och åligganden
Valberedningen består av 1–3 ledamöter, varav en sammankallande, valda av årsmötet. Valberedningen sammanträder när sammankallande eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer. Valberedningen skall senast fyra veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår om de vill kandidera för nästa period. Senast två veckor före årsmötet skall valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag.

25 § Revision
För granskning av föreningens räkenskaper och styrelsens förvaltning ska utses 1–2 revisorer och 1–2 suppleanter. Revisorerna utses av årsmötet och ska vara oberoende av dem de har att granska. Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar. Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet. Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.

26 § Styrelsens sammansättning
Styrelsen består av ordförande samt 4–6 övriga ledamöter och 1–3 suppleanter. Styrelsen bör bestå av både kvinnor och män. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och övriga befattningshavare som behövs. Vid förhinder för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden till och med kommande årsmöte. Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt, men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. Adjungerad får utses till befattning inom styrelsen.

27 § Styrelsens åligganden
När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall – inom ramen för dessa stadgar – svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen.
Det åligger styrelsen särskilt att

• tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas
• verkställa av årsmötet fattade beslut
• planera, leda och fördela arbetet inom föreningen
• ansvara för och förvalta föreningens medel
• tillställa revisorerna räkenskaper mm enligt 25 §
• förbereda årsmöte
• ta fram årsmöteshandlingar

28 § Kallelse, beslutsmässighet och omröstning
Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det. Kallelse skall vara ledamöterna tillhanda senast 7 dagar innan mötet. Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och minst halva antalet är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Protokoll skall vara skrivna och utskickade till alla ledamöter senast inom 14 dagar efter mötet. Möten kan hållas fysiskt eller digitalt.

29 § Inställande av styrelsemöten
Ordföranden ansvarar för kallelse. Vice ordförande eller sekreterare kan kalla vid förhinder. Ordföranden kan ställa in möte vid särskilda skäl. Om minst hälften av ledamöterna begär möte får det inte ställas in.

30 § Passivitet i styrelseuppdrag
Ledamöter skall aktivt delta i styrelsearbetet. Vid upprepad frånvaro utan giltiga skäl skall ordföranden ta kontakt. Om passivitet kvarstår kan styrelsen rekommendera avgång. Suppleant kan kallas in vid behov.

31 § Avgång av styrelseledamot i förtid
Avgång skall meddelas skriftligen. Styrelsens förslag till ersättare skall gå via valberedningen och gäller fram till nästkommande års- eller medlemsmöte.

32 § Utvärdering och konflikthantering
Styrelsen skall årligen utvärdera sitt arbete. Konflikter skall i första hand lösas internt. Vid behov kan medlare anlitas eller frågan lyftas till medlemsmöte.

33 § Överlåtelse av beslutanderätten
Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till sektion, kommitté, arbetsgrupp eller enskild medlem eller anställd.

34 § Jäv
Styrelseledamot får inte delta i handläggning eller beslut i frågor där ledamoten själv, närstående eller någon denne företräder har ett personligt eller ekonomiskt intresse som kan stå i strid med föreningens. Ledamoten ska i sådana fall anmäla jäv och lämna mötet under den aktuella punkten.

35 § Digitala möten
Föreningen kan hålla styrelsemöten, årsmöten och extra årsmöten helt eller delvis digitalt. Digitala möten ska genomföras på ett sätt som säkerställer medlemmarnas rätt till insyn, yttrande och rösträtt i enlighet med stadgarna. Kallelse till digitala möten ska innehålla tydlig information om hur deltagande sker. Beslut fattade vid digitala möten har samma giltighet som beslut fattade vid fysiska möten.

36 § Digital signering av dokument
Föreningens protokoll, beslut och andra officiella handlingar kan signeras digitalt. Digital sig nering har samma giltighet som fysisk underskrift, under förutsättning att den sker på ett sätt som säkerställer dokumentets äkthet och spårbarhet.

37 § Ungdomsrepresentant
Styrelsen eller årsmötet kan utse en ungdomsrepresentant som adjungeras till styrelsen. Representanten kan vara under 18 år, har yttranderätt men inte rösträtt eller ansvar på styrelsemötena.

38 § Beslut per capsulam
Styrelsen kan i brådskande ärenden fatta beslut per capsulam, det vill säga utan sammanträde, genom skriftligt förfarande (t.ex. via e-post eller annan spårbar digital kommunikation).
För att beslut per capsulam ska vara giltigt gäller följande:

• Samtliga styrelseledamöter ska ha fått möjlighet att delta i beslutet.
• Kallelsen till beslutet ska innehålla tydlig information om ärendet, förslag till beslut
  samt tidsfrist för svar.
• Beslutet är giltigt om minst det antal ledamöter som krävs för beslutsförhet enligt
  stadgarna har svarat inom angiven tid och majoritet uppnåtts.
• Beslutet ska dokumenteras i protokoll som justeras vid nästkommande styrelsemöte.

Beslut per capsulam har samma giltighet som beslut fattade vid ordinarie styrelsemöte.